ワーママが常に考えていることは効率化です。仕事と家事の両立をするためにも効率化は欠かせません。
今回は仕事ができる女性はどんな風に仕事の効率を考えているのか、そのポイントをまとめてみました。
あなたの今の現状と照らし合わせて、改善点があるのかないのか検証してみてください。
目次
仕事を効率よくするコツは？
仕事を効率よくこなしている女性の行動を見ていると、共通してみえてくることがあります。
その中でも一番重要視されることが「時間管理」です。
１日の時間は24時間。これはみんな同じ条件ですよね。
その限られた時間の中で、やるべきことをやる。それができるかどうかが、仕事の効率化の分岐点になります。
時間管理ができている人ほど、無駄のない動きをします。そして、分単位で物事を進めることができます。
時間管理のためにやっておきたいこと
一番簡単で確実な方法は、手帳を有効活用することです。
時間を細かく管理するためにもバーチカルタイプの手帳を使えば、スキマ時間を把握することができるので、24時間を有効に使うことができます。
仕事ができる女性の特徴
あの人は仕事ができるなと言われる女性の特徴としては「段取り力」・「決断力」・「気配り力」が挙げられます。
時間管理をしっかりとできている女性は、当然仕事の段取りがブレることがありません。
何を今すべきなのかを考えて、優先順位をつけていれば、仕事はスムーズに進めることができます。
ただいつも思うとおりに物事が進むとは限らないですよね。
思わぬ横やりが入ったり、急な予定変更を求められることが多々あります。
そんな時にどういう風に修正していくべきかを瞬時に決断して、行動を修正していく力も大切です。
また仕事に夢中になっていると周りのことが見えなくなりがちですが、そこは１歩引いたところから観察して、周りとの調和を図ること意識しなければなりません。
ただただ仕事に没頭しているよりも、時には仕事仲間やお得意先の方をなごませるような心配りをできるようになれば、あなたのできる女度はぐんぐん上昇します。
仕事ができる人がやっているポイント
実際に仕事ができる人がやっていることから見えてくる「できる女５つのポイント」を確認してみましょう。
身の回りの整理整頓
仕事ができる人のデスク周りは、必要なものがすぐに取り出せるように配置されていたり、散乱しがちな書類もわかりやすく整理されています。
またパソコンの中も同じように、データ類はすべてわかりやすいようにフォルダ分けして、メールにはフラグをつけて分類しています。
余計な書類やデータ、メールは溜め込みません。常にPC内を含めた身の回りを整理整頓するように心がけましょう。
レスはすぐに返す
電話やメールなどで問い合わせがあった時には、とにかく返信を早く「即レス」をしています。
特にメールの場合は、先方の立場から見れば、メールが読まれているのかどうかがわからないので、読んだらすぐに返信を送りましょう。
たとえそれが、詳細は改めてメールをしますでもいいのです。その一言だけでも相手はちゃんとメールが読まれていると安心します。
タイムリミットを決めている
タスクをこなす時に、この仕事は何分で終えようとか、12時までにここまでをしようとあらかじめ仕事のゴールを決めておきます。
そうすればそのゴールに向かってやるだけです。よそ見をすることもないでしょう。
ゴールを決めていなければ、仕事を翌日に持ち越してしまったり、ずるずると引きずられてしまいます。
自分で仕事のゴールを決めておくことによって、集中力も高まります。
優先順位をはっきりとする
一日の行動の優先順位を把握しておきましょう。そのためには「TO DO リスト」を作ったり、手帳で行動を管理します。
具体的な方法としては、一日の行動を４つのパターンに分けます。
- 重要かつ緊急なこと
- 重要だけど緊急でないこと
- 重要でないけど緊急なこと
- 重要でも緊急でもないこと
優先される順番は上からです。
２と３は混同しがちですが、基本的にはこの順番で仕事をこなしていきます。
当然例外はでていくるので、３番の緊急度がすごく高い場合には、そちらの仕事を優先させましょう。
その判断力、決断力を持つことも仕事ができる人のポイントです。
ひな形をつくっておく
メールの返信や書類作成を一から作っていると、どうしても時間がかかります。
ある程度のひな形を作っておいて、それを活用することにより時間短縮できます。
ひな形はあなたの仕事の財産にもなります。
こまめにストックしていって、仕事の効率化に役立てましょう。
まとめ
仕事を効率よく進めるためには、時間管理ができているかどうかが大きなポイントです。
時間管理ができている人ほど段取り力があるし、決断力も優れています。
ワーママにとって限られた１日を、どれだけ効率よく過ごすかも時間管理ができているかどうかにかかってきますので、まずは自分の行動を見直すことから始めてみましょう。
